TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN DAN BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN
        Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

• Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
• Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR
I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:
• Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
• Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
• Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
• Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan            para karyawan.
Kelemahannya:
• Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
• Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
• Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit                        dilakukan  dan sulit merubah ruangan.
• Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses            penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II.   Tata Ruang Terbuka
        Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
• Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
• Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
• Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-              mandir meninggalkan tempat kerja.
• Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
• Mudah merubah ruangan.
• Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan                    luwes.
• Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena                ruangan terbatas.

Kelemahannya:
• Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
• Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
• Pekerja akan kehilangan kepribadian.
• Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu                yang lain.
• Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang          membutuhkan ketenangan.
• Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b.    Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a.   Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja.          Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat            dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b.   Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk                 merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan                 melenyapkan perasaan tertekan.
c.   Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan                   keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan         darah.

        Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang   datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral

Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang

      Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
a.    Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c.    Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d.    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak                     banyak  meneruskan suara.